MAIL RESPONSE
SYSTEM
KI schreibt, der Mensch entscheidet. Empathie trifft Geschwindigkeit.
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich sehr für Ihr Produkt X, habe aber noch eine Frage zur DSGVO-Konformität. Können Sie mir bestätigen, dass die Daten in Deutschland bleiben?
Viele Grüße,
Max Mustermann
Hallo Herr Mustermann, vielen Dank für Ihre Anfrage. Ja, wir garantieren zu 100%, dass alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet werden...
Guten Tag Herr Mustermann, danke für Ihr Interesse. Unsere Server stehen in Frankfurt, somit ist volle DSGVO-Konformität gewährleistet.
Hallo Herr Mustermann, das ist ein wichtiges Thema. Wollen wir dazu kurz telefonieren? Hier ist mein Kalender...
Die Story:
Empathie trifft
Effizienz.
Das Problem
"Automatisierte Antworten wirken oft roboterhaft und kalt. Manuelles Schreiben dauert zu lange. Wie kombiniert man Empathie mit Geschwindigkeit?"
Kunden erwarten schnelle Antworten, aber keine Textbausteine. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, ähnliche Anfragen immer wieder neu zu formulieren.
Der Ansatz
Ein Hybrid-System. Die KI analysiert die eingehende E-Mail und generiert in Sekundenschnelle drei kontextbezogene Antwortvorschläge.
Der Mitarbeiter ist der "Human-in-the-Loop": Er wählt den besten Vorschlag aus, passt bei Bedarf noch eine Nuance an und sendet die Mail ab. Die Kontrolle bleibt immer beim Menschen.
Jeder Vorschlag kann manuell editiert oder per "Magic Prompt" (z.B. "freundlicher formulieren") angepasst werden. Der Versand erfolgt anschließend direkt im Namen des Nutzers.
Die Lösung
- 80% Zeitersparnis bei der E-Mail-Bearbeitung.
- 100% Qualitätssicherung durch den Menschen.
- DSGVO-konform durch lokale Verarbeitung oder sichere Enterprise-APIs.
- Nahtlose Integration in bestehende Mail-Clients.
- Integration in verschiedene Messenger, die bereits in der Firma Einsatz finden (Teams, Slack, etc.).
Mehr als nur Text.
Unser System agiert nicht im Vakuum. Es verbindet sich mit Ihren bestehenden Tools, um intelligente Entscheidungen zu treffen.
Kalender-Check
Bei Terminanfragen prüft die KI live Ihre Verfügbarkeit und schlägt nur freie Slots vor – oder reserviert diese direkt.
CRM & ERP Daten
Bestellstatus, Kundendaten oder offene Tickets werden automatisch abgerufen und in die Antwort einbezogen.
API-First Design
Egal ob Salesforce, HubSpot oder proprietäre Software – dank offener Schnittstellen ist jede Datenquelle anbindbar.
"Hätten Sie am Dienstag Zeit für ein kurzes Update-Gespräch?"
"Gerne! Ich habe am Dienstag um 14:00 Uhr noch einen Slot frei. Soll ich Ihnen eine Einladung schicken?"
Datenschutz & Sicherheit
Sensible Daten wie Namen, Passwörter oder Kontodaten werden automatisch erkannt und vor der Verarbeitung durch externe Modelle geschwärzt oder pseudonymisiert.
PII Redaction
Automatische Entfernung personenbezogener Daten (PII) vor dem API-Call.
Dynamische Wissensbasis
Der Bot greift auf eine kuratierte Wissensbasis zu, die von Vorgesetzten und Experten ständig erweitert werden kann. So lernt das System nie aus und gibt immer korrekte, unternehmenskonforme Antworten.
Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Nachricht bezüglich Ihres Accounts #839201.
Wir haben Ihr Passwort temporär auf Start123! zurückgesetzt. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 49,90€ auf unser Konto bei der Sparkasse mit der IBAN DE99 1234 5678 9000.
Mit freundlichen Grüßen,
Max Mitarbeiter
Technologie, die mitdenkt.
Unser System kombiniert modernste LLMs mit klassischer Regel-Logik für maximale Zuverlässigkeit.
Semantische Analyse
Das System versteht den Kontext, Sarkasmus und implizite Fragen. Es unterscheidet zuverlässig zwischen einer dringenden Reklamation und einer freundlichen Danksagung.
Verwaltbare Wissensbasis
Sie haben die volle Kontrolle: Pflegen Sie die Wissensbasis manuell, laden Sie Dokumente hoch und passen Sie das Verhalten der KI gezielt an Ihre Bedürfnisse an.
Nahtlose Integration
Kein neues Tool lernen. Die Entwürfe erscheinen direkt in Outlook oder Zendesk als Entwurf. Ein Klick zum Senden, oder kurze Anpassung per Magic-Prompt.
Enterprise Privacy
Sensible Daten (PII) werden lokal erkannt und geschwärzt, bevor sie verarbeitet werden. Optionales Deployment auf eigenen Servern für 100% Datenhoheit.